Optimierter Changemanagement-Prozess dank Verknüpfung von Jira und SAP

Der Changemanagement-Prozess bei Mainova

Mainova beliefert mehr als eine Millionen Menschen mit Strom, Gas, Wärme und Wasser. Von den rund 2.800 Mitarbeitenden arbeiten etwa 240 Personen in der IT-Abteilung. Es verwundert nicht, dass die IT-Abteilung eines Unternehmens dieser Größe auf zahlreiche Anforderungen reagieren muss. Genau dafür gibt es bei Mainova einen Changemanagement-Prozess. Dieser sieht vor, dass Anforderungen entweder über Jira oder USU* (ehemals Valuemation) gestellt werden können. Dabei können Anforderungen bzw. Changes, die in Jira angelegt werden, problemlos per Changerecord nach Valuemation übergeben werden.

"Da bei uns jedoch viel in SAP passiert, brauchten wir auch eine Schnittstelle ans SAP, sodass alles, was in SAP entwickelt wird, an diese Changes angehängt und nach Valuemation transportiert werden kann." erörtert Lucie Seng von Mainova die Tool-Verknüpfung im Changemanagement-Prozess weiter. Die finale Dokumentation aller Changes, die auch für Revisionen relevant wird, erfolgt in Valuemation.

Wie wichtig diese Verknüpfung ist und welchen Mehrwert sie bringen kann, wird bei einem Blick auf die Zahlen deutlich: Allein im Jahr 2022 wurden durch die IT-Abteilung ca. 2.200 sog. Transporte in SAP eingespielt. In vorherigen Jahren lag die Zahl sogar bei mehr als 4.000 Transporten. Ein Transport kommt immer dann zustande, wenn Änderungen (Changes) an SAP-Objekten durchgeführt werden. Ohne automatisierte Schnittstelle zwischen den Werkzeugen müssten all diese Transporte händisch für die Dokumentation in Jira und Valuemation übergeben werden.

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Revisionssicherheit schaffen

Mainova muss aus Revisionssicht nachweisen können, dass die am Live-System (SAP) getätigten Umsetzungen wirklich auf Anforderungen aus den Fachbereichen basieren. Da die Projektsteuerung bei Mainova über Jira läuft, "haben wir uns gefragt: Wie können wir nachweisen, dass ein Transport im SAP mit einer Anforderung in einem Jira Projekt zusammen hängt?" erinnert sich Julia Breiding, Projektmanagerin und Hauptansprechpartnerin für Jira bei Mainova.

Hier kommt greenique ins Spiel. Die Bielefelder Experten für Produkt- und Servicemanagement haben zusammen mit NTT DATA Business Solutions die App "SAP Transport Panel" entwickelt. SAP Transport Panel fungiert als Schnittstelle zwischen SAP und Jira und stellt die Verknüpfung von SAP Transporten mit Jira Projekten her. Der Vorteil: SAP Entwicklungsaufgaben können ohne lästiges Hin- und Herspringen zwischen den Anwendungen geplant, organisiert und dokumentiert werden. "Ich habe also einen Überblick über sämtliche Transporte, die mein Projekt betreffen, ohne, dass ich in ein mir sonst relativ unbekanntes System abspringen muss", freut sich Breiding.

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Und auch andersrum wird der Mehrwert deutlich: Denn für einen SAP-Entwickler wäre es schließlich genauso lästig, den eigenen Arbeitsbereich für Dokumentationen in anderen Tools verlassen zu müssen. Frank Rick ist SAP Basis Administrator bei Mainova und u.a. dafür verantwortlich, dass angeforderte Transporte eingespielt werden. Zudem muss sein Team die genannten Anforderungen gegenüber eines Wirtschaftsprüfers nachweisen können. "Statt dafür in E-Mails abzutauchen und irgendwelche Sachen zu suchen, haben wir anhand des Jira Tickets jetzt sofort die Verknüpfung."

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Julia Breiding

"SAP Transport Panel gibt mir aus Projektleitungssicht Sicherheit dabei, dass wir die Vorgaben einhalten, weil alles dokumentiert ist und wir einen vorgegebenen Prozess haben. Außerdem habe ich - als nicht SAP-Nutzerin - einen Überblick über sämtliche Transporte, die mein Projekt betreffen, ohne, dass ich in ein mir sonst relativ unbekanntes System abspringen muss."

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Weniger Arbeit für die User

SAP Transport Panel sorgt also für Transparenz auf sämtlichen Ebenen. Letztlich möchte das Projektteam rund um Julia Breiding, Lucie Seng und Frank Rick den gesetzlich vorgeschriebenen Revisionsprozess "für jeden User so angenehm wie möglich gestalten." Durch die Nutzung von SAP Transport Panel gebe es nicht so viele Medienbrüche "und jeder User kann in dem Bereich, in dem er gerade tätig ist, hoffentlich der Revision gerecht werden", so Breiding weiter.  

Frank Rick ergänzt: "Das Thema Dokumentation macht niemand gern freiwillig. Wir haben also versucht das Tool (SAP Transport Panel *Anmerkung der Red.) so anzupassen, dass die Leute so wenig Arbeit wie möglich haben."

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Frank Rick

"SAP Transport Panel hilft mir bei meiner täglichen Arbeit ohne groß nachzudenken, die Transportanforderungen umzusetzen. Ich muss keine Screenshots etc. mehr prüfen, sondern sehe: Da ist eine Anforderung in Jira. Einspielen. Fertig."

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Gute Teamarbeit von greenique und Mainova

Insgesamt sind sich alle Projektbeteiligten einig: Die Zusammenarbeit von greenique und Mainova findet stets auf Augenhöhe statt, der Austausch ist immer angenehm und entspannt. Auf die Frage, ob es die richtige Entscheidung war, mit greenique zusammen zu arbeiten, antwortet Julia Breiding: "Wir haben ein Folgeprojekt gestartet und setzen weiter auf greenique, obwohl das Cloud-Produkt noch nicht entwickelt ist. Daran wollen wir nun gemeinsam arbeiten. Das spricht für sich."

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Lucie Seng

"greenique hat sich von Anfang an sehr flexibel gezeigt, was Anpassungen im Tool angeht. Es ist immer sehr angenehm mit greenique zusammen zu arbeiten. Die Kommunikation und der Austausch war und ist immer sehr gut."

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Seit Kurzem ist SAP Transport Panel auch für die Cloud Variante von Jira verfügbar. Diese Version wurde von greenique und Mainova gemeinsam vorangetrieben. Die Erfolgsgeschichte der beiden Unternehmen geht also schon jetzt in die nächste Runde.

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