Referenz: Jira für mehr Transparenz im Unternehmen

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Das WAREMA Projekt zusammengefasst

Ausgangslage

WAREMA fehlt eine gute Übersicht über Abhängigkeiten zwischen Projekten und im Ressourcenmanagement sowie ein transparentes Aufgabenmanagement inklusive guter Visualisierung. Unterschiedliche Arbeitsmethoden und ein fehlendes einheitliches Reporting führt zu Diskrepanzen bei den Projektteams.

Lösung

Zusammen mit greenique führt WAREMA ein übersichtliches Taskmanagement und Projektportfolio Management auf Basis von Jira und Confluence Cloud ein.

Ergebnis

Dank des übersichtlichen Taskmanagements mit guter Visualisierung von Aufgaben und Abhängigkeiten sowie der Schaffung eines einheitlichen Reportings mit Power BI erhöht WAREMA die Transparenz im Unternehmen. Zudem wurde eine gute Struktur in Jira geschaffen und Prozesse klar definiert. Die Teamdynamik wurde verbessert und eine erfolgreiche Basis für das Projektportfolio- und Projektmanagement geschaffen.

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Überblick über die Ausgangslage und die Zielsetzung

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Fokus auf Prozesse, Arbeitsweisen & Strukturen

“Wir wollten einen Partner, der uns sowohl im Bereich Projektportfolio Management als auch im Taskmanagement unterstützen kann”, erinnert sich Christopher Kraft, Head of IT Software Solutions bei WAREMA an die Anfänge der Zusammenarbeit.

Obwohl Jira als Tool für diese Themen aufgrund von Vorerfahrungen im Unternehmen bereits gesetzt ist, ist schnell klar: “Wenn wir das alleine einführen, stoßen wir irgendwann auf Herausforderungen. Da ist es sinnvoll einen Partner zu haben, der schon einen gewissen Weg vorgibt und weiß, wie man das Ganze strukturiert einführt”, so Kraft weiter.

Den Zuschlag erhält greenique, weil “ihr den Fokus auf Prozesse, Arbeitsweisen und Strukturen gelegt habt. Das anhand wissenschaftlicher Modelle sinnvoll begründen konntet und letztlich das Tool wirklich nur als Werkzeug gesehen habt, um das Ganze umzusetzen.”

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Zieldefinition durch Analyseworkshop

Der Auftakt der Zusammenarbeit besteht aus einem mehrteiligen Analyseworkshop.

“Diese Workshops sind sehr individuell auf den jeweiligen Kunden zugeschnitten” berichtet Andrej Freeze, Consultant bei greenique. “Ziel ist es, die Kund:innen kennenzulernen, deren Schmerzen bzw. Herausforderungen und Ziele zu verstehen.”

Und was waren diese Ziele?

“Einerseits die Schaffung von Transparenz: Was macht dein Bereich? Wie sind die Ressourcen gebunden und nach welcher Priorisierung werden sie eingesetzt? Außerdem sollten verschiedene Arbeitsweisen – z. B. Wasserfall oder agile Methoden – nicht nur ermöglicht, sondern auch synchronisiert werden. Und wir wollten ein einheitliches Reporting,” fasst Kraft die wichtigsten Ziele zusammen.

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Andrej Freeze

“Uns war wichtig, dass wir im Rahmen der Einführung dafür sorgen, dass bei WAREMA nicht nur das Wissen zur Bedienung der Technologie aufgebaut wird, sondern sie auch selber in die Lage versetzt werden, das dahintersteckende Mindset in die Organisation zu tragen.”

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Am Ende stellt Freeze von greenique den Projektverantwortlichen bei WAREMA ein mögliches Konzept vor, inkl. geschätzter Aufwände, Implementierungszeiträumen und Empfehlungen. “Diese Workshops und Konzepte liefern für die Kund:innen immer wertvolle Einblicke und Erkenntnisse und lohnen sich auch unabhängig von daraus resultierenden Projekten”, sagt Freeze.

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Der Weg zu mehr Transparenz

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Bessere Arbeitsorganisation mit dem Agile Work Management Setup

Um auch die Mitarbeitenden direkt abzuholen, wird in einem Bottom-up Ansatz zunächst das Aufgabenmanagement fokussiert. Gemeinsam mit greenique wird also Jira auf der Arbeitsebene eingeführt. Allerdings nicht im Standard, sondern in Form des sog. Agile Work Management Setups von greenique.

Beim Agile Work Management Setup handelt es sich um eine auf Jira basierende Lösung, die durch vorkonfigurierte Templates, Dashboards und Reports angereichert wurde, um den Einstieg für alle Beteiligten so einfach wie möglich zu gestalten.

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Ein Single Point of Truth für besseres Aufgabenmanagement

Einen entscheidenden Vorteil der Lösung fasst Andrej Freeze so zusammen: “Mit dem Agile Work Management Setup schaffen wir von Anfang an eine ganz bestimmte Struktur bzw. Systematik in Jira. Wir sorgen dafür, dass die Mitarbeitenden nur einen Single Point of Truth für ihr Arbeitsvolumen haben, was natürlich die Priorisierung der einzelnen Aufgaben erleichtert.”

Christopher Kraft findet zudem, dass das Agile Work Management Setup “eine moderne Lösung ist, um das Projektportfoliomanagement, Projektmanagement und Aufgabenmanagement sinnvoll zusammenzuführen”. Denn es können z. B. auch Projektverantwortliche auf einem einzigen Board sehen, “wie die Aufgabenverteilung pro Team ist”.

So ist die Brücke zu den anderen Themen direkt geschlagen. Denn auch das Projektportfolio- und Projektmanagement sollen schließlich mit Jira abgebildet werden.

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Christopher Kraft

“Ich habe den Eindruck, dass es eine sehr vertrauensvolle Zusammenarbeit ist. Dabei finde ich den offenen Austausch mit euch sehr gut und freue mich darüber, dass ihr viele Dinge auch kritisch hinterfragt.”

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Herausforderungen während der Einführung

Bei Veränderungen jeglicher Art entstehen im Unternehmen Herausforderungen. So auch bei der Einführung von Jira und den damit einhergehenden Änderungen in den Prozessen und der Arbeitsweise. Kraft ist froh über die “vertrauensvolle Zusammenarbeit mit greenique”.

Er ergänzt, dass das Unternehmen besonders von der strukturierten Vorgehensweise bei der Einführung profitiert habe, wodurch diese deutlich beschleunigt wurde: “das hätten wir ohne euch sonst so nicht hinbekommen”.  

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Strukturierte Einführung und kontinuierliche Begleitung

greenique zeigt dem Unternehmen z. B. wie die verschiedenen Arbeitsweisen in Jira abgebildet werden können, erarbeitet sinnvolle Hierarchieebenen in Jira sowohl für das Aufgaben- als auch das Projektmanagement und unterstützt das Team von Chirstopher Kraft generell mit einer strukturierten Vorgehensweise.

“greenique steht uns immer zur Seite, wenn wir gerade mal wieder eine Frage haben”, sagt Kraft.  

Für Andrej Freeze von greenique gehört auch dazu, immer wieder kritisch zu hinterfragen: “Was ist Sinn und Zweck dieser Veränderung?” Gleichzeitig ist sein erklärtes Ziel, die Aufwände durch Veränderungen und Lizenzkosten für seinen Kund:innen so niedrig wie möglich zu halten und immer wieder Kosten und Nutzen gegeneinander abzuwägen.

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Zwischenziele: Viel Transparenz und gutes Reporting

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Abgesehen von einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess - der ja grundsätzlich stattfinden sollte - ist die Einführung des Taskmanagements in den ersten Bereichen bei WAREMA erfolgreich abgeschlossen. Doch auch die Themen Projekt- und Projektportfolio Management seien bereits auf einem guten Weg, findet Kraft.

Generell freut er sich darüber, dass bei Aufgaben und Projekten nun mehr Transparenz herrscht, dass Prozesse klar definiert sind, dass sie eine gute übersichtliche Struktur in Jira geschaffen haben und dass sich die Teamdynamik durch diese Veränderungen ebenfalls verbessert hat.

Zudem habe greenique auch dabei unterstützt, ein einheitliches Reporting mit Power BI aufzubauen - noch mehr Transparenz auf allen Ebenen.

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Fazit & Ausblick: Die Zusammenarbeit geht weiter

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“Euch war von Anfang an wichtig, dass wir selber schnell ans Laufen kommen”, erinnert sich Kraft von WAREMA auf die Frage nach der Zusammenarbeit mit greenique. “Ihr habt uns befähigt, die Themen auch selbst weiter vorantreiben zu können.”

Und genau so soll es auch weitergehen. Natürlich wird greenique WAREMA auch weiterhin als Atlassian Partner und Berater zur Seite stehen, Impulse geben und bei sämtlichen Fragen unterstützen.

“Ich finde diesen offenen Austausch sehr gut. Ihr gebt uns immer wieder gute Denkanstöße und helft uns aus festgefahrenen Denkmustern auszubrechen,” freut sich Kraft.

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