Eine Business Story ist ein Hilfsmittel, mit dem der Fokus auf die zu erzielenden Wirkungen hergestellt wird. Dabei betrachtet man nicht nur eine Wirkungsdimension - wie häufig bei Stories des Kunden - sondern mindestens zwei: Die zu erzielende Wirkung für den Kunden und die für das eigene Unternehmen.
Artefakte der Arbeitsorganisation wie User Stories, Epics oder Projekte sind in der Regel ergebnisorientiert und beschreiben, was am Ende entstehen soll. Dagegen beschreiben Business Stories, was das Entstandene tun soll.
Bedürfnisse und Erwartungen verschiedener Nutzergruppen werden dadurch besser verstanden und bei der Umsetzung berücksichtigt. Inhaltlich ist eine Business Story ähnlich leichtgewichtig wie eine User Story.
Warum sind Business Stories besonders hilfreich bei Projekten und Produkten mit einem immer größer werdenden Backlog? Die zentrale Frage, die es zu beantworten gilt, lautet "Welche Wirkung(en) wollen wir erreichen?". Diese Kernfrage sollten Product Owner zunächst für sich beantwortet haben. Denn bei Betrachtung des Backlogs fällt dann auf, dass viele Dinge nicht darauf einzahlen, die gewünschte Wirkung zu erreichen. Sie sind wichtig, aber halten mit ihrer Umsetzung auf und weichen gegebenenfalls sogar vom aktuellen Ziel ab. Hat der Product Owner es geschafft, das Backlog auszudünnen, kann diese Wirkung als Nordstern für neue Themen genutzt werden.
Das Verständnis der Wirkung hilft auch dem Team bei der Arbeit. Kennt das Team diese Wirkung und weiß, dass diese aktuell im Vordergrund steht, beginnt es Vorgänge anders zu lösen. Man hat die zu erzielende Wirkung stets im Hinterkopf und überlegt bei der Umsetzung von Funktionen, wie man sie besser erreichen kann. Product Owner und das restliche Team erhalten einen gesteigerten Fokus und erreichen die Wirkung erheblich schneller.
Business Stories helfen auch bei der Kommunikation mit Stakeholdern. Gespräche auf Ebene einzelner Stories sind oft viel zu granular. Stakeholder können häufig nur wenig mit Informationen auf der Ebene einzelner Inkremente anfangen. Besonders, wenn es um die Priorisierung geht, verlieren sie schnell den Überblick. Business Stories haben sich als extrem nützliche Diskussionsebene bewiesen und können die Kommunikation verbessern.
Wenn ein Produkt oder Ergebnis, das Iteration um Iteration weiter ausgebaut wird, aber einfach nicht für die Zufriedenheit sorgt, die man sich vorgestellt hat, können Business Stories ebenfalls unterstützen.
Überprüfe zunächst, ob überhaupt Veränderungsbedarf besteht. Wenn bei euch alles funktioniert und ihr grundsätzlich zufrieden seid, solltet ihr euer System nicht verbiegen, nur weil dich das Konzept der Business Stories anspricht. Erkennt man jedoch, dass man sich in einem der vier Szenarien aus "Wann sollte ich Business Stories verwenden?" befindet, herrscht Handlungsbedarf. Im Prinzip hast du zwei Optionen.
Die naheliegende bei diesem Artikel ist, dass du unter Zuhilfenahme des Business Story Templates anfängst, die Wirkungen deiner Vorhaben für dein Unternehmen und deine Kunden stärker zu hinterfragen. Direkt ein neues Template zu verwenden, oder als Lösung zu präsentieren, sorgt jedoch in vielen Fällen für wenig Akzeptanz. Stakeholder fragen, was das für eine neue Methode sei und befürchten, dass eine Einführung sehr viel Arbeit bedeuten könnte. Zudem wird der Begriff der Business Story oft mit etwas völlig anderem assoziiert und kann daher verwirren.
Solltest du auf Hürden stoßen, ist es vielleicht sehr viel einfacher einen anderen Weg einzuschlagen. Stell dir die gleichen Fragen, die du in dem Template beantworten würdest. Inwiefern verbessere ich die Situation für unser Unternehmen und unsere Kunden in den nächsten sechs bis neun Monaten? Wer sind meine Ansprechpartner und wie könnten diese von dem Vorhaben (positiv oder negativ) beeinflusst werden? Beginne also für dich selbst als Projektleiter:in oder Product Owner dieses Denken zu festigen und diese Fragen zu beantworten. Du wirst dadurch - auch ohne Nutzung des Templates - mit Stakeholdern und Teammitgliedern häufiger besprechen, welche Wirkung ihr zu erreichen versucht. Die Wirkung ist ähnlich wie bei der Einführung von Business Stories und du kannst bei Bedarf das Template nachträglich einführen.
Woher kommen nun die sechs bis neun Monate? Das Projekt zu einer Business Story sollte innerhalb von drei Monaten umgesetzt sein. Bis die Wirkung jedoch in Kraft tritt, die Ergebnisse also in Kontakt mit der Außenwelt treten und Akzeptanz finden, dauert es in der Regel etwas länger. Häufig tritt die Wirkung erst drei bis sechs Monate später ein.
Solltest du Starthilfe benötigen, oder noch Fragen haben, lass es uns gerne wissen. Wir sind gerne für dich da.
Grundsätzlich reichen fünf einfache Schritte, wenn man sich an das Format der Business Story halten möchte, um diese zu schreiben. Herunterladen könnt ihr unser Template direkt hier. Wie sie jedoch in sechs Schritten geschrieben werden, seht ihr in diesem Video:
Im agilen Kontext drehen wir ständig Schleifen. Soll heißen: Wir sehen zu, dass wir den aktuell eingeschlagenen Kurs ständig überprüfen und optimieren. Auch für Wirkungen sollte das immer wieder geschehen und auch, wenn ich für meine Business Story definiert habe, wie ich die Evaluationskriterien prüfen möchte, lohnt es sich daraus ein Ritual zu machen.
Demnach würden wir den zwei bestehenden Ritualen ein drittes Hinzufügen und somit künftig drei Fragen immer wieder neu beantworten.
Die dritte Frage hat dabei zwei Dimensionen. die beleuchtet werden. Einerseits muss geprüft werden, ob man die richtigen Wirkungen erreicht, bzw. erreichen möchte. Andererseits wird jedoch auch geprüft, ob die Wirkungen überhaupt erreicht werden. Die Effizienz wird also hinterfragt. Die Iterationslänge ist vergleichsweise länger, weil die Geschwindigkeit, mit der Veränderungen spürbar werden, langsamer ist. In der Abbildung ist beispielhaft dargestellt, dass das Wirkungsreview nur bei jedem zweiten Sprint stattfindet.
Business Stories sind ein effektiveres Kommunikationsmittel für Stakeholder und Sponsoren als umfangreiche Anforderungen oder Business Stories. Sie ermöglichen bessere Diskussionen und ein besseres Verständnis der Ziele und sollten von unten nach oben implementiert werden. Das Konzept von Business Stories soll vor allem dazu dienen, Wirkungen, die erreicht werden sollen, mehr in den Vordergrund zu rücken. Es hilft also, wenn Backlogs ständig wachsen, Projektbeteiligte nicht verstehen, welches Ziel man verfolgt oder Ergebnisse nicht zweckmäßig zu sein scheinen.
Verstehen alle die Wirkung, erreicht man relativ schnell einen enormen Fokus und dementsprechend eine massive Steigerung der Effektivität. Diese Wirkungen sollten periodisch geprüft werden, um sicherzustellen, dass man sie weiterhin erreicht und um sicherzustellen, dass man die richtigen Wirkungen erreichen möchte.
Neben diesem Artikel gibt es noch einige andere, die ihr nutzen könnt, um euch über das Thema zu informieren.
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