Ein Recipe ist ein automatisierter Arbeitsablauf in Workato. Damit kannst du einen Prozess zwischen verschiedenen Apps einfach automatisieren.

In eurem Workato Space könnt ihr mehrere Recipes anlegen und weiterentwickeln. Jedes Recipe hat einen Startpunkt, den sog. Trigger. Danach kannst du bestimmen, was passieren soll. Dabei kannst du mehrere Aktionen hintereinander ablaufen lassen. Mit sog. If-Conditions kannst du eine Aktion nur unter bestimmten Bedingungen ablaufen lassen und die Automation auf deinen spezifischen Anwendungsfall hin anpassen. Du kannst auch Aktionsschleifen aus anderen Recipes aufrufen und so deine Prozessautomationen gezielt aufeinander aufbauen.

In Workato wird zwischen aktiven und inaktiven Recipes unterschieden, wobei nur für aktive Recipes Kosten anfallen. Du kannst deine Recipes also in Ruhe ausfeilen, testen und perfektionieren, bevor du sie aktivierst.
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Im Day-to-Day Business stoßen wir auf viele verschiedene Daten in ganz unterschiedlichen Programmen. Damit unsere Programme miteinander interagieren und kommunizieren und wir auf sämtliche Daten problemlos zugreifen können, benötigen wir Integrationen. Ohne Integrationen, müssten die gleichen Daten an unterschiedlicher Stelle gepflegt werden.

Mit Workato wird das zum Kinderspiel. Tools wie Jira, Confluence, Salesforce und viele mehr haben bereits eine bestehende Verbindung zu Workato. Für den Rest kannst du dir einfach deine passende Verbindung selbst bauen. Das Zauberwort heißt API. Fast jedes Tool hat eine. Eine API ermöglicht es dir, Daten abzurufen und Aktionen auszulösen. Mit einer API kannst du einen Connector in Workato bauen, welcher dir in jedem Recipe zur Verfügung steht. Dieser Connector sorgt zuverlässig für die Verbindung zu deinen Arbeitstools.

Eine Data Pill ist ein Container für Daten innerhalb eines Recipes in Workato. Die darin gesammelten Daten können in verschiedenen Schritten deiner Automation wieder ausgegeben werden.

Du kannst dir das in etwa so vorstellen: Der Container, also die Data Pill, wird während des Durchlaufs deiner Automation mit Daten befüllt. Diese Daten kannst du dann an einer anderen Stelle einfach wiederverwenden.

Das könnte z.B. so aussehen: Ihr wollt eine Automation bauen, bei der mit jedem neuen Auftrag in Salesforce ein neuer Teams-Channel zur Kommunikation mit dem Kunden erstellt wird. Damit der Kunde in den Channel eingeladen werden kann, braucht ihr seine E-Mail-Adresse. Die ist in Salesforce dokumentiert. Natürlich ist diese bei jedem Kunden anders. Du möchtest in diesem Fall also variierende Daten in der Automation wiederverwenden. Kein Problem: Mit der Data Pill geht genau das. Denn du bestimmst, aus welcher Quelle sich deine Data Pill die Daten zieht und wo genau sie wiederverwendet werden sollen.

So kannst du Felder in deiner Automation miteinander verbinden.

Ein Trigger in Workato bildet den Startpunkt für das Recipe. Denn - genau wie beim Domino - muss es für jede Automation einen Auslöser geben. In Workato gibt es zwei Arten von Triggern: eventbasiert und zeitbasiert.

Ein eventbasierter Trigger kann z.B. eine bestimmte Aktion in einer App, ein Webhook oder eine API sein. Zeitbasierte Trigger können entweder bestimmte einmalige Zeitpunkte oder auch wiederkehrende Zeitpunkte sein.

Durch diese verschiedenen Trigger ist es möglich, nahezu jedes eurer Tools als Auslöser zu nutzen.
Gleichzeitig kannst du mit den in Workato bereits verfügbaren App Triggern innerhalb kürzester Zeit eine Automation aufbauen. Du kannst bis ins kleinste Detail bestimmen, wie der Trigger genau aussehen soll. In Jira stehen dir zum Beispiel alle möglichen Vorgangsfelder zur Verfügung. Du willst, dass eine Aktion auslöst, wenn du Bearbeiter bist? Oder wenn ein Ticket älter als sieben Tage ist? Alles ist möglich.

Workato wartet für dich zuverlässig auf den richtigen Moment, um die gewünschten Aktionen auszuführen.