Tool Integration im Produktmanagement: Mehr Effizienz durch Automation.

Effiziente Verbindung von IT-Tools: Integration und Automation

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Integration von Tools für nahtlose Abläufe

Werden verschiedene Tools in einem Unternehmen entlang eines Anwendungsfalls verbunden, nennt man das "Integration". Beispielsweise könnten Kundenanfragen aus einem Ticketing System, wie OTRS oder ServiceNow, mit manuell erstellten Aufgabenpaketen für die jeweiligen Teams in einem Aufgabenmanagement System verknüpft werden.

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Automatisierung von Abläufen

Unter "Automatisierung" versteht man die Umstellung auf eine technische Anlage, die ganz ohne menschliche Arbeitskraft arbeitet. Sobald der Prozess vollendet ist, kann von "Automation" gesprochen werden.

Bei einem vollständig automatisierten Ablauf von Aktionen in einem Werkzeug handelt es sich also um eine Automation. Auf diesem Wege ersetzt man die manuelle Durchführung von sich wiederholenden Tätigkeiten. Hierzu zählt beispielsweise die automatische Erstellung einer Aufgabe zur Anpassung der Produktdokumentation in einem Aufgabenmanagement System, wenn eine Funktion angepasst oder erweitert wird.

Fallen Integration und Automation zusammen, können spezialisierte Werkzeuge für unterschiedliche Anwender:innen und Anwendungsfälle effizient miteinander verbunden werden, um den Arbeitsalltag zu vereinfachen.

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Warum benötigt man Integrationen und Automationen im Produktmanagement?

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Spezialisierte Tools für bestimmte Prozessschritte sind gut und wichtig. Somit haben unterschiedliche Tools für z.B. Aufgabenmanagement, Ticketing, Dokumentation, Abrechnung und Kundenmanagement ihre Berechtigung in jeder Produktmanagementlandschaft.

Nun stellt sich nur noch die Frage, wo die relevanten Daten für strategische Entscheidungsfindung liegen und ob diese auch dort zur Verfügung stehen, wenn die Entscheidungen getroffen werden?

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Welche Anwendungsfälle existieren im Produktmanagement?

Ein effektives Projektmanagement geht mit einem erfolgreichen Produktmanagement Hand in Hand. Denn wo liegen die Daten für Produktprojekte? In einem ERP wie SAP oder einem CRM wie Salesforce? Damit dies gelingt, muss eine nahtlose Integration zwischen verschiedenen Tools hergestellt werden.  

Durch eine Verbindung des ERP Systems, wie SAP, mit Marketing- und Projektmanagement-Tools, können zum Beispiel Budgets aus einem ERP System mit Tätigkeitsnachweisen in dem Projektmanagement-Tool verbunden werden, sodass kein mühsamer manueller Informationsübertrag zwischen den Tools notwendig ist.

Diese Integration ermöglicht im nächsten Schritt eine fundierte und strategische Entscheidungsfindung im Produktmanagement, indem Informationen aus verschiedenen Quellen zusammengeführt werden.

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Vorteile von Tool Integrationen im Produktmanagement

Nutz man sowohl Integrationen als auch Automationen bei der täglichen Arbeit im Produktmanagement, ergeben sich viele Vorteile, die nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch einen klaren Wettbewerbsvorteil sicherstellen können. Weitere Vorteile, die sich durch die geschickte Verbindung und Automatisierung von Tools ergeben, sind folgende:

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• Effiziente Workflows: Die Integration verschiedener Tools ermöglicht reibungslose Datenströme zwischen Aufgabenmanagement, Ticketing, Dokumentation und anderen Prozessen im Produktmanagement. Dadurch werden Arbeitsabläufe beschleunigt und Engpässe minimiert.
• Echtzeit-Entscheidungen: Durch die automatisierte Verbindung von ERP-Systemen mit Projektmanagement-Tools erhaltet ihr jederzeit aktuelle Daten, was die Grundlage für schnelle und datengesteuerte Entscheidungen bildet.
• Zeit- und Ressourceneinsparungen: Die Automation von wiederkehrenden Aufgaben wie Datenaktualisierungen oder Benachrichtigungen reduziert den manuellen Arbeitsaufwand erheblich. Dies ermöglicht eurem Team, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.
• Bessere Datenqualität: Integrationen und Automationen verringern die Wahrscheinlichkeit von menschlichen Fehlern bei der manuellen Datenübertragung. Dies führt zu einer höheren Datenintegrität und genaueren Analysen.

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‍Wie können diese Tools verbunden werden?

Natürlich können bestimmte Tools durch Eigenentwicklung verbunden werden. Aus der Praxis wissen wir jedoch, dass hierfür meist intensive Workshops notwendig sind, was die Projekte meist in die Länge zieht. Zudem kommt es zu Problemen, sobald eine Integration mit einem neuen Tool hergestellt werden soll.

Deshalb empfehlen wir eine einfache "Out-of-the-Box" Lösung ohne großen Implementierungsaufwand, wenn schnell Mehrwerte generiert werden müssen. Wird zum Beispiel die Abrechnung in SAP getätigt, aber die Zeitbuchungen in Jira protokolliert, bietet unsere App it.JCATS eine solche "Out-of-the-Box" Lösung für eine automatisierte Übertragung von Arbeitszeiten und Tätigkeiten von Jira zu SAP.

Sollen hingegen direkt mehrere Tools und Anwendungsfälle verbunden werden, sollte man über den Aufbau einer anpassungsfähigeren Lösung nachdenken. Mit Workato konnten wir eine flexible und leichtgewichtige Lösung zur Integration und Automation von unterschiedlichsten Tools identifizieren, mit der wir vielfältige Automationen abbilden können.

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Effiziente Integrationen für euer Produktmanagement gesucht?

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Suchst du nach einer Lösung für eine spezifische Integration oder Automation? Wenn du mehr zu unseren Apps wissen möchtest, kannst du dich hier informieren:

• Mehr zu Jira Transport Panel
• Mehr zu TaskONE for Confluence

Möchtest du mehr zu Workato, als flexible und leichtgewichtige Lösung für Integrationen und Automation erfahren? Wir unterstützen dich gerne dabei!

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