Power BI & Jira: It's a match!

Was sind eigentlich KPIs und warum sind sie wichtig?

KPI ist die Abkürzung für Key Performance Indicator. Im Deutschen könnte man auch Leistungskennzahlen sagen. Diese KPIs sind messbare Werte. Wir nutzen sie, um z.B. die Leistung unseres Unternehmens, Teams oder Projektes in Bezug auf bestimmte Ziele oder Vorgaben anzuzeigen. Warum das wichtig ist? Damit wir Projektfortschritte überwachen, Kostenkontrollen durchführen, die Transparenz steigern oder die Effizienz von Prozessen bewerten können. 

Kurzum: Die Datenanalyse anhand von KPIs hilft uns, fundierte Entscheidungen treffen zu können. 

Und was sind jetzt Jira KPIs?

Jira KPIs sind Leistungskennzahlen aus Jira. Ihr nutzt Jira ja vermutlich als Werkzeug für eure Aufgabenverwaltung und vielleicht geht ihr sogar einen Schritt weiter und wickelt euer Projektmanagement damit ab. Kleiner Tipp: Damit das gut funktioniert, gibt's einiges zu beachten. Wenn's hier und da mal hakt, dann holt euch dafür Hilfe ins Haus.

Zurück zu den Jira KPIs. Typische Jira KPIs sind z.B.:

• Durchlaufzeit (Cycle Time): Hiermit könnt ihr eure Prozesseffizienz analysieren. Denn die Durchlaufzeit misst, wie lange es dauert, bis eine Aufgabe vom Beginn bis zur Fertigstellung durch den Workflow läuft. Engpässe im Prozess werden so erkannt und können verbessert werden.

• Bearbeitungszeit (Lead Time): Ihr wollt eure Ziele und Deadlines einhalten. Ob das gelingen kann, zeigt euch unter anderem die sog. Lead Time an. Denn dadurch erfahrt ihr, wie lange die Bearbeitung eines Tickets von der Erstellung bis zum Abschluss durchschnittlich dauert.

• Anzahl offener Tickets: Habt ihr besonders viele offene Tickets, könnte das ein Hinweis darauf sein, dass das Team überlastet ist oder es andere Hindernisse bei der Bearbeitung gibt. Diese Kennzahl hilft euch also, Probleme frühzeitig zu erkennen. 

• Erledigte Aufgaben (Completed Issues): Mit dieser Kennzahl könnt ihr sehen, wie viele Aufgaben z.B. im Laufe eines Projekts abgeschlossen wurden. So könnt ihr den Projektfortschritt messen.

• Team-Velocity: Die Velocity misst die durchschnittliche Anzahl von Story Points oder Aufgaben, die ein Team in einer Iteration erledigt. Damit könnt ihr die Effizienz eures Teams verstehen und Kapazitäten künftig besser planen. 

KPI Tipps

Generell gilt: Überlegt euch, welche Daten ihr wirklich auswerten möchtet und konzentriert euch zunächst auf diese. Welche Kennzahlen sind für eure verschiedenen Projektphasen und -ziele wichtig? 

Und nicht vergessen: Setzt euch Ziele! Was wäre denn z.B. eine gute Durchlauf- oder Bearbeitungszeit? Wo wollt ihr hin? Den Ist-Zustand zu sehen ist ein guter Anfang, aber ihr wollt euch ja weiter entwickeln. 

Was genau habe ich davon, wenn ich Jira KPIs auswerte?

Die Auswertung von KPIs aus Jira liefert euch jede Menge Vorteile. Denn: KPIs liefern euch objektive, datenbasierte Einblicke in den Projektfortschritt, sodass ihr auf dieser Datenbasis fundiertere Entscheidungen treffen könnt. Engpässe und Probleme könnt ihr frühzeitig erkennen und eure Prozesseffizienz steigern. Gleichzeitig könnt ihr Ressourcen optimal einplanen und ein regelmäßiges Monitoring einführen, um euch kontinuierlich zu verbessern. Ihr könnt KPIs auch nutzen, um eure Transparenz und Kommunikation zu verbessern. Wie das? Indem ihr z.B. eure Stakeholder mit regelmäßigen Berichten einen klaren, transparenten Überblick über den Projektfortschritt gebt. 

Und weißt du was? All diese Daten sind in Jira einfach da. Großartig, oder?

Um diese Daten nun aber auch zielführend nutzen zu können, müsst ihr sie vernünftig visualisieren. Und da stoßt ihr mit den Standardberichten von Jira leider schnell an eure Grenzen...

Power BI: Das perfekte Werkzeug für die Visualisierung

Eins vorweg: Natürlich gibt's in Jira Reporting Funktionen und ihr könnt eure Daten auswerten und visualisieren. Mit Atlassian Analytics geht das sogar richtig gut. Allerdings braucht ihr die Enterprise Lizenz dafür und die ist kostspielig.

Eine Alternative ist Power BI von Microsoft. In vielen Unternehmen ist das Tool ohnehin dank Office 365 vorhanden. Zusätzliche Lizenzkosten fallen also nicht an.

Was ist Power BI eigentlich?

Power BI ist eine Business Intelligence Lösung von Microsoft mit denen ihr Daten aus verschiedenen Quellen sammeln und visualisieren könnt. Außerdem könnt ihr interaktive Berichte erstellen. Die Lösung hilft euch dabei, komplexe Daten in übersichtliche Grafiken und Diagramme umzuwandeln. So könnt ihr schnell, wichtige Erkenntnisse gewinnen – beispielsweise in Bezug auf eure gesetzten KPIs. Falls du dir das Ganze genauer anschauen möchtest. Hier geht's direkt zu Microsoft.

Vorteile von Power BI gegenüber Jira-Dashboards

Klingt gut, aber du denkst dir: Kann ich das nicht auch mit Jira?

Ja klar, prinzipiell schon. Aber wie gesagt: Ihr werdet an eure Grenzen stoßen. So eine Power BI x Jira Integration lohnt sich. Denn Power BI bietet einfach deutlich umfangreichere Möglichkeiten zur Datenvisualisierung und -analyse als Jiras integriertes Reporting. Ein paar Vorteile liste ich euch hier auf:

• Erweiterte Analysemöglichkeiten: Dazu zählen z.B. Trendanalysen, Prognosen oder auch benutzerdefinierte Berechnungen und Metriken.
• Flexiblere Datenintegration: Daten aus Jira können problemlos mit Informationen aus ganz anderen Quellen wie Excel, SharePoint & Co. kombiniert werden.
• Verbesserte Visualisierung: Interaktive und visuell ansprechende Dashboards können mit Power BI problemlos erstellt werden – von ganz einfach bis richtig komplex. Außerdem könnt ihr die Darstellung der Daten für verschiedene Stakeholder flexibel anpassen.
• Automatisierung und Skalierbarkeit: Ihr könnt in Power BI z.B. automatisch Berichte erstellen und verteilen lassen und es gibt übrigens auch kein Grenze, wenn es um die Anzahl der zu analysierenden Jira Issues geht.

Integration von Jira-Daten in Power BI

Soweit so gut. Aber wie bekommt ihr nun eure Daten aus Jira rüber zu Power BI und profitiert von diesen tollen Dashboards und Reports?

1. Datenverbindung herstellen

Ihr habt verschiedene Möglichkeiten Power BI mit Jira zu verbinden. Entweder ihr verwendet die Jira-API, um eure Daten direkt in Power BI zu ziehen. Dazu braucht ihr zwar Programmierkenntnisse, seid aber ziemlich flexibel bei der Datenauswahl.

Eine manuelle Datenextraktion wäre auch möglich. Dazu exportiert ihr einfach eure Daten aus Jira und importiert sie wieder in Power BI.

Einfacher geht's aber mit einem sog. Connector. Wir nutzen z.B. den Power BI Connector for Jira von Alpha Serve. Mit dem könnt ihr beliebige Daten aus Jira exportieren und habt jede Menge Filtermöglichkeiten. Das Ganze ist zudem echt benutzerfreundlich. Coding-Kenntnisse sind nicht erforderlich.

2. Daten modellieren

Als nächstes überlegt ihr euch: Welche Daten sind denn überhaupt wichtig und wie strukturiert man sie in Power BI. Bei der Datenmodellierung geht es darum, eine Datenstruktur so zu gestalten, dass effiziente Analysen und Visualisierungen überhaupt erst möglich sind.

Dazu gehört die Erstellung separater Tabellen für unterschiedliche Datentypen sowie die Definition von Beziehungen zwischen diesen Tabellen. Außerdem optimiert ihr eure Daten und modelliert eure Kennzahlen. Wichtig ist es auch, die Leistung und Skalierbarkeit zu berücksichtigen, denn ihr wollt ja auch bei wachsenden Datenmengen effizient bleiben.

Praktischerweise könnt ihr euch sog. Dataflows aufbauen. Das sind zentrale, wieder verwendbare Datenmodelle und Verbindungen. So könnt ihr eure Daten in verschiedenen Kontexten nutzen.

3. Dashboards erstellen

Jetzt könnt ihr loslegen und eure Dashboards erstellen. Überlegt euch dabei immer, welche Visualisierungen sich für eure Jira KPIs am besten eignen. Außerdem solltet ihr euch auch stets bewusst machen, welche Zahlen ihr euch da gerade anschaut und wie sie sich zusammensetzen.

Best Practices für die Visualisierung von Jira KPIs in Power BI

Unbegrenzte Möglichkeiten führen leider auch häufig zu unbegrenztem Chaos. Daher solltet ihr bei der Visualisierung eurer Jira KPIs in Power BI ein paar Dinge immer beachten:

• Wählt die richtigen KPIs für eure Zielgruppe des Dashboards aus. Nicht jede Kennzahl ist für jeden relevant und führt im Zweifel zu Verwirrung.
• Sorgt für Übersichtlichkeit. Ihr müsst nicht alle Informationen auf die erste Seite eures Dashboards packen. Manchmal lohnt es sich, weiterführende Infos einfach auf der nächsten Seite anzubieten.
• Nutzt Farbschemata, die den Informationsgehalt unterstreichen und für visuelle Klarheit sorgen.
• Und nicht vergessen: Aktualisiert und passt eure KPIs regelmäßig an. Stets basierend auf euren jeweiligen Zielen.

Und jetzt?

Im besten Fall ist dir nun klar geworden: Es ist sinnvoll KPIs aus Jira auszuwerten und diese zu visualisieren. Denn so kannst du datenbasierte Entscheidungen treffen, deine Prozesse optimieren, Engpässe erkennen und und und. Diese Visualisierung gelingt dir mit Standard-Reports aus Jira. Aber cooler wird’s mit Power BI. Vor allem deshalb, weil du in Power BI die unterschiedlichsten Datenquellen einbeziehen kannst.

Aller Anfang ist schwer. Das ist klar. Wenn du magst, schau dir das Webinar von Roland zu diesem Thema an. Das ist ein guter Startpunkt. Und wenn du mit deinem Team dann selbst so richtig durchstarten möchtest, können wir dir auch mit der Datenmodellierung oder Erstellung der Dashboards helfen.

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