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4.2.25

5 Confluence Tipps, die dein Wiki aufpimpen

Erfahre, wie du dein Unternehmenswiki mit Hilfe von gut strukturierten und organisierten Confluence-Seiten aufbesserst, indem du die folgenden Tipps und Tricks, die dein Confluence pimpen befolgst. Damit kann der effiziente Austausch von Informationen in deinem Unternehmen sichergestellt werden.
5 Confluence Tipps, die dein Wiki aufpimpen
5 Confluence Tipps, die dein Wiki aufpimpen
Kora Meier
Inhaltsverzeichnis
greenique Produkt- und Servicemanagement

Confluence, das Kollaborations- und Wissensmanagement Tool

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Als Kollaborations- und Wissensmanagement-Tool unterstĂĽtzt Confluence Unternehmen dabei, ihr institutionelles Wissen zu organisieren und weiterzugeben.

Als interne Wissensdatenbank können Mitarbeiter:innen schnell nach Informationen und Anleitungen zu internen Prozessen und Abläufen suchen. Durch die offene und vernetzte Struktur von Confluence wird ein freier Informationsaustausch zwischen allen Mitarbeiter:innen ermöglicht und einzelne Team-Silos aufgebrochen.
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Im besten Fall wird all das Wissen von euch, sowohl als Einzelperson als auch vom ganzen Team, an einem Ort organisiert und übersichtlich dargestellt, sodass eine offene Teamarbeit geschaffen wird. Dies gelingt allerdings nur, wenn die Inhalte in einer verständlichen Art und Weise präsentiert und aufbereitet werden.

Warum ein Unternehmenswiki so wichtig ist, erklären wir dir in diesem Blogartikel genauer.

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Vorteile von gut strukturierten Wikis fĂĽr Unternehmen

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Eine gute und übersichtliche Struktur für das Unternehmenswiki sowie eine userfreundliche Aufbereitung des Wissens sind entscheidend, damit jedes Teammitglied die benötigten Informationen jederzeit problemlos finden kann.

Eine gut strukturierte interne Wissensdatenbank bietet auĂźerdem weitere Vorteile, wie zum Beispiel:

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  • Es erleichtert die Zusammenarbeit.
  • Ihr spart enorm viel Zeit.
  • Ihr könnt eure Inhalte anschaulicher und benutzerfreundlicher darstellen.

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5 Confluence-Tipps, die dein Wiki aufpimpen

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Als Atlassian Platinum Solution Partner sind wir Expert:innen, wenn es um das Kollaborations-Tool Confluence geht. Daher haben wir für euch 5 Confluence-Tipps zusammengestellt, die euch direkt helfen werden, euer Wissen besser zu organisieren und zu präsentieren.

1. Erstelle eine klare und intuitive Seitenstruktur

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Eine klare und intuitive Seitenstruktur in Confluence hilft dabei, die Navigation durch die Inhalte zu vereinfachen und ermöglicht es Usern, schnell zu finden, wonach sie suchen. Wichtig dabei ist, die Seitenstruktur so zu gestalten, dass sie für alle leicht verständlich ist und nicht zu komplex wird. Lange Seitenbäume sollten vermieden werden, da sie die Übersichtlichkeit beeinträchtigen und die Suchfunktion verlangsamen können.

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Verzeichnis von Unterseiten

Um die Navigation zu erleichtern, können übergeordnete Seiten genutzt werden, um Informationen über alle untergeordneten Seiten anzuzeigen. Dies kann durch ein Verzeichnis der Unterseiten oder eine Suche über die Inhalte geschehen. Außerdem sollten leere Seiten als Platzhalter vermieden werden, da dies die Navigation erschweren kann. Stattdessen kannst du Ordner verwenden. Für eine klare Seitenstruktur hilft eine passende Verschlagwortung mit Stichwörtern, um Inhalte schnell wiederzufinden.
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Wenn ihr euch einmal auf eine passende Struktur für eure Wissensdatenbank geeinigt habt, verschriftlicht diese, passt sie kontinuierlich an und haltet sie aufgeräumt.

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Unser Tipp

Mit dem Makro "Anzeige untergeordnete Seiten" könnt ihr euch ganz einfach die untergeordneten Seiten auf der übergeordneten Seite anzeigen lassen. Auch das Makro "Inhalt nach Stichwort" hilft dabei, eure Inhalte schnell wiederzufinden.

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2. Templates & Vorlagen sind euer bester Freund

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Templates und Vorlagen gibt es aus einem guten Grund und sollten daher immer zum Einsatz kommen, wenn es passt. Sie geben nicht nur Orientierung während der Erstellung einer Confluence-Seite, sondern ermöglichen auch einen einheitlichen Aufbau der Inhalte, was es den Nutzer:innen erleichtert, sich auf der jeweiligen Seite im Nachhinein zurechtzufinden.

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Standard Templates direkt in Confluence

Confluence bietet bereits einige Standard-Templates, wie bspw. die Besprechungsnotizen oder Blog-Einträge. Ihr könnt natürlich auch eigene Templates erstellen, die euren Arbeitsalltag erleichtern und sich besonders gut für wiederkehrende Meetings oder Rituale eignen. Dafür müsst ihr allerdings die nötigen Berechtigungen in dem jeweiligen Confluence-Bereich haben. Ansonsten fragt euren Confluence-Admin, ob dieser euch eine neue Vorlage für euren Bereich erstellen kann.

Auswahl einer Confluence-Vorlage

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Zusatztipp: Hol dir direkt Hilfe vom Profi!

Als Atlassian-Experten wissen wir genau, wie du dein Unternehmenswiki optimieren kannst, um das volle Potenzial von Confluence auszuschöpfen.
Lass uns gemeinsam dafür sorgen, dass dein Team effizienter zusammenarbeitet und euer Wissen strukturiert und leicht zugänglich wird. Hol dir die Expertise, die du brauchst, um erfolgreich durchzustarten!

Mehr zur Atlassian Beratung erfahren

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3. Hebe wichtige Inhalte durch Formatierungen hervor

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"Wir ertrinken in Informationen und dürsten nach Wissen." –  John Naisbitt

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Damit dich das geballte Wissen auf einer Confluence-Seite nicht erschlägt, können dir Formatierungen helfen, wichtige Inhalte hervorzuheben. Du kannst deinen Texten mehr Struktur geben, indem du mit Zwischenüberschriften arbeitest. Außerdem kannst du Aufzählungen oder Listen zur Gliederung und Hierarchie nutzen. Wichtige Informationen kannst du auch direkt durch geeignete Makros bzw. Panels kommunizieren.  

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Vier Möglichkeiten der Formatierung von wichtigen Inhalten:
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  • Info: Allgemeine Informationen, die im Kontext besonders hervorgehoben werden sollen.
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  • Tipp: NĂĽtzlicher Ratschlag. Trägt zur Verbesserung von Qualitätskriterien bei, auch fĂĽr "Good Practice" Ansätze einsetzbar.
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  • Hinweis: Zur Kenntnisnahme oder zum Handeln auffordernder Hinweis, z.B. zur Risikovermeidung.
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  • Warnung: Konkreter Hinweis auf eine Gefahr. Zum Beispiel in Form von QualitätseinbuĂźen oder erhöhter Eintrittswahrscheinlichkeiten von Risiken.
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Formatierungen fĂĽr eine ĂĽbersichtliche Seitenstruktur in Atlassian Confluence

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"Status"-Makro nutzen

Eine andere Möglichkeit Informationen grafisch darzustellen, erhältst du, wenn du das Makro "Status" nutzt. Dadurch kannst du zum Beispiel den Status eines Projektes, einer Aufgabe oder eines Meilensteins visualisieren.

Projektstatus Ăśbersicht in Confluence

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4. Hab' keine Angst vor Makros oder Plugins

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Wie im Tipp 3 bereits beschrieben, solltest du für eine gut strukturierte Confluence-Seite auf geeignete Formatierungen und Makros zurückgreifen. Makros helfen dir dabei, deine Inhalte noch besser aufzubereiten und sie für andere verständlicher zu machen.
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Inhaltsmakro nutzen

Wenn du deine Confluence-Seite bereits mit Überschriften und Zwischenüberschriften versehen hast, kannst du ganz einfach über das Inhaltsmakro ein dynamisches Inhaltsverzeichnis erstellen, dass sich automatisch an die Seitenstruktur anpasst und mit den Inhalten auf der Seite mitwächst.

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Unser Tipp

Um Makros zu deiner Confluence-Seite hinzuzufügen, stehen dir verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Du kannst zum einen über die Symbolleiste in Confluence auf das + klicken. Unter "Andere Makros" öffnet sich ein Suchbereich, wo du mithilfe des Namens jedes Makro finden kannst, was du für deinen Anwendungsfall benötigst.

Alternativ kannst du auch mit Shortcuts arbeiten. Nutzt du Confluence Data Center kannst du einfach { auf der Seite eintippen, um die gleiche Liste aufzurufen, die du auch bei der Auswahl ĂĽber die Symbolleiste erreichst. FĂĽr Confluence Cloud User ist der Shortcut einfach ein /.

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Möglichkeiten Makros in Confluence auszuwählen

Weitere nĂĽtzliche Makros

  • Handlungspunkte:
    Wenn du zwei eckige Klammern eingibst [] kannst du eine Checkbox hinzufügen. Durch die @-Erwähnung wird eine Person definiert, die eine bestimmte Aufgabe erledigen soll.
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  • Aufgabenbericht:
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    Der Aufgabenbericht fasst Handlungspunkte in eine Ăśbersicht zusammen und kann diese je nach Stichwort, Seiten oder Bereich sortiert darstellen. Mehr zum Aufgabenbericht kannst du hier nachlesen.
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  • Seite einschlieĂźen:
    Mit diesem Makro können ganze Seiten in andere Seiten eingeschlossen werden.

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5. Ăśbung macht den Meister

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Die ganzen Tipps nützen dir und deinem Team natürlich nichts, wenn du diese nicht in deiner täglichen Arbeit mit Confluence berücksichtigst. Wenn du allerdings noch unsicher im Umgang mit dem Tool bist, empfiehlt es sich, dass du dich zunächst in deinem persönlichen Bereich ausprobierst.

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Der persönliche Bereich

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Der persönliche Bereich steht jedem User zur Verfügung und kann bei Bedarf, wenn man erst einmal ungestört sein möchte, auch für andere Benutzer:innen gesperrt werden. Denn hier seid ihr selbst Administrator:innen.

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Weiteres Wissen ĂĽber Confluence aufbauen

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Wenn du Interesse daran hast, Confluence in deinem Unternehmen zu integrieren oder Unterstützung bei der Optimierung eures Confluence-Space benötigst, kontaktiere uns gerne!

Wir bieten individuelle Schulungen an, die dir und deinem Team sowohl Grundlagen- als auch Fortgeschrittenenwissen ĂĽber Confluence vermitteln.
Als Atlassian Platinum Solution Partner stehen wir dir mit kompetenter Beratung zu deinem Confluence-Anliegen zur VerfĂĽgung.

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