5 Confluence Tipps, die dein Wiki aufpimpen

Confluence, das Kollaborations- und Wissensmanagement Tool

Als Kollaborations- und Wissensmanagement-Tool unterstützt Confluence Unternehmen dabei, ihr institutionelles Wissen zu organisieren und weiterzugeben. Als interne Wissensdatenbank können Mitarbeiter:innen schnell nach Informationen und Anleitungen zu internen Prozessen und Abläufen suchen. Durch die offene und vernetzte Struktur von Confluence wird ein freier Informationsaustausch zwischen allen Mitarbeiter:innen ermöglicht und einzelne Team-Silos aufgebrochen.

Im besten Fall wird all das Wissen von euch, sowohl als Einzelperson als auch vom ganzen Team, an einem Ort organisiert und übersichtlich dargestellt, sodass eine offene Teamarbeit geschaffen wird. Dies gelingt allerdings nur, wenn die Inhalte in einer verständlichen Art und Weise präsentiert und aufbereitet werden. 

Vorteile von gut strukturierten Wikis für Unternehmen

Eine gute und übersichtliche Struktur für das Unternehmens-Wiki sowie eine userfreundliche Aufbereitung des Wissens sind entscheidend, damit jedes Teammitglied die benötigten Informationen jederzeit problemlos finden kann. Eine gut strukturierte interne Wissensdatenbank bietet außerdem weitere Vorteile, wie zum Beispiel:

• Es erleichtert die Zusammenarbeit
• Ihr spart enorm viel Zeit
• Ihr könnt eure Inhalte anschaulicher und benutzerfreundlicher darstellen

5 Confluence-Tipps, die dein Wiki aufpimpen

Als Atlassian Platinum Solution Partner sind wir Expert:innen, wenn es um das Kollaborations-Tool Confluence geht. Daher haben wir für euch 5 Confluence-Tipps zusammengestellt, die euch direkt helfen werden, euer Wissen besser zu organisieren und zu präsentieren. 

1. Erstelle eine klare und intuitive Seitenstruktur

Eine klare und intuitive Seitenstruktur in Confluence hilft dabei, die Navigation durch die Inhalte zu vereinfachen und ermöglicht es Usern, schnell zu finden, wonach sie suchen. Wichtig dabei ist, die Seitenstruktur so zu gestalten, dass sie für alle leicht verständlich ist und nicht zu komplex wird. Lange Seitenbäume sollten vermieden werden, da sie die Übersichtlichkeit beeinträchtigen und die Suchfunktion verlangsamen können.

Um die Navigation zu erleichtern, können übergeordnete Seiten genutzt werden, um Informationen über alle untergeordneten Seiten anzuzeigen. Dies kann durch ein Verzeichnis der Unterseiten oder eine Suche über die Inhalte geschehen. Außerdem sollten leere Seiten als Platzhalter oder Ordner für Unterseiten vermieden werden, da dies die Navigation erschweren kann. Für eine klare Seitenstruktur hilft eine passende Verschlagwortung mit Stichwörtern, um Inhalte schnell wiederzufinden. 

Wenn ihr euch einmal auf eine passende Struktur für eure Wissensdatenbank geeinigt habt, verschriftlicht diese, passt sie kontinuierlich an und haltet sie aufgeräumt. 

Unser Tipp

Mit dem Makro "Anzeige untergeordnete Seiten" könnt ihr euch ganz einfach die untergeordneten Seiten auf der übergeordneten Seite anzeigen lassen. Auch das Makro "Inhalt nach Stichwort" hilft dabei, eure Inhalte schnell wiederzufinden.

2. Templates & Vorlagen sind euer bester Freund

Templates und Vorlagen gibt es aus einem guten Grund und sollten daher immer zum Einsatz kommen, wenn es passt. Sie geben nicht nur Orientierung während der Erstellung einer Confluence-Seite, sondern ermöglichen auch einen einheitlichen Aufbau der Inhalte, was es den Nutzer:innen erleichtert, sich auf der jeweiligen Seite im Nachhinein zurechtzufinden. Confluence bietet bereits einige Standard-Templates, wie bspw. die Besprechungsnotizen oder Blog-Einträge. Ihr könnt natürlich auch eigene Templates erstellen, die euren Arbeitsalltag erleichtern und sich besonders gut für wiederkehrende Meetings oder Rituale eignen. Dafür müsst ihr allerdings die nötigen Berechtigungen in dem jeweiligen Confluence-Bereich haben. Ansonsten fragt euren Confluence-Admin, ob dieser euch eine neue Vorlage für euren Bereich erstellen kann.

3. Hebe wichtige Inhalte durch Formatierungen hervor

"Wir ertrinken in Informationen und dürsten nach Wissen." –  John Naisbitt

Damit dich das geballte Wissen auf einer Confluence-Seite nicht erschlägt, können dir Formatierungen helfen, wichtige Inhalte hervorzuheben. Du kannst deinen Texten mehr Struktur geben, indem du mit Zwischenüberschriften arbeitest. Außerdem kannst du Aufzählungen oder Listen zur Gliederung und Hierarchie nutzen. Wichtige Informationen kannst du auch direkt durch geeignete Makros bzw. Panels kommunizieren.  

4 Möglichkeiten der Formatierung von wichtigen Inhalten: 

• Info: Allgemeine Informationen, die im Kontext besonders hervorgehoben werden sollen.
• Tipp: Nützlicher Ratschlag. Trägt zur Verbesserung von Qualitätskriterien bei, auch für "Good Practice" Ansätze einsetzbar.
• Hinweis: Zur Kenntnisnahme oder zum Handeln auffordernder Hinweis, z.B. zur Risikovermeidung.
• Warnung: Konkreter Hinweis auf eine Gefahr. Zum Beispiel in Form von Qualitätseinbußen oder erhöhter Eintrittswahrscheinlichkeiten von Risiken.

Eine andere Möglichkeit Informationen grafisch darzustellen, erhältst du, wenn du das Makro "Status" nutzt. Dadurch kannst du zum Beispiel den Status eines Projektes, einer Aufgabe oder eines Meilensteins visualisieren.

4. Hab' keine Angst vor Makros oder Plugins

Wie im Tipp 3 bereits beschrieben, solltest du für eine gut strukturierte Confluence-Seite auf geeignete Formatierungen und Makros zurückgreifen. Makros helfen dir dabei, deine Inhalte noch besser aufzubereiten und sie für andere verständlicher zu machen. Wenn du deine Confluence-Seite bereits mit Überschriften und Zwischenüberschriften versehen hast, kannst du ganz einfach über das Inhaltsmakro ein dynamisches Inhaltsverzeichnis erstellen, dass sich automatisch an die Seitenstruktur anpasst und mit den Inhalten auf der Seite mitwächst. 

Unser Tipp

Um Makros zu deiner Confluence-Seite hinzuzufügen, stehen dir verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Du kannst zum einen über die Symbolleiste in Confluence auf das + klicken. Unter "Andere Makros" öffnet sich ein Suchbereich, wo du mithilfe des Namens jedes Makro finden kannst, was du für deinen Anwendungsfall benötigst. Alternativ kannst du auch mit Shortcuts arbeiten. Nutzt du Confluence Data Center oder Server kannst du einfach { auf der Seite eintippen, um die gleiche Liste aufzurufen, die du auch bei der Auswahl über die Symbolleiste erreichst. Für Confluence Cloud User ist der Shortcut einfach ein / . 

Weitere nützliche Makros sind:

• Handlungspunkte: Durch die @-Erwähnung wird eine Person definiert, die eine bestimmte Aufgabe erledigen soll.
• Aufgabenbericht: Der Aufgabenbericht fasst Handlungspunkte in eine Übersicht zusammen und kann diese je nach Stichwort, Seiten oder Bereich sortiert darstellen.
• Seite einschließen: Mit diesem Makro können ganze Seiten in andere Seiten eingeschlossen werden.

5. Übung macht den Meister 

Die ganzen Tipps nützen dir und deinem Team natürlich nichts, wenn du diese nicht in deiner täglichen Arbeit mit Confluence berücksichtigst. Wenn du allerdings noch unsicher im Umgang mit dem Tool bist, empfiehlt es sich, dass du dich zunächst in deinem persönlichen Bereich ausprobierst. Der persönliche Bereich steht jedem User zur Verfügung und kann bei Bedarf, wenn man erst einmal ungestört sein möchte, auch für andere Benutzer:innen gesperrt werden. Denn hier seid ihr selbst Administrator:innen. 

Ganz wichtig im Umgang mit Confluence ist, dass es euch Spaß macht und ihr einen Mehrwert schafft - sowohl für euch als auch für euer Team. Denkt immer daran, dass nicht nur ihr eure Inhalte verstehen solltet, sondern das Wissen, welches ihr dokumentiert, auch für das ganze Unternehmen zugänglich machen wollt.

Weiteres Wissen über Confluence aufbauen

Falls du nun Lust hast, Confluence selbst bei dir und deinem Unternehmen zu integrieren oder du Hilfe bei der Optimierung von eurem Confluence-Space brauchst, dann schreib' uns gerne eine Nachricht. Wir bieten außerdem interaktive Videotrainings an, die dir und deinem Team nach Bedarf Basis- oder Fortgeschrittenenwissen über Confluence vermitteln. Als Atlassian Platinum Solution Partner beraten wir dich gerne zu deinem Confluence-Anliegen.