Mobiles Arbeiten im Marketing Squad

Die richtigen Tools für mobiles Arbeiten auswählen

Natürlich brauchen wir in unserem Squad teilweise andere Werkzeuge, als unsere Produktentwicklungs- oder Servicemanagement-Kolleg:innen. Gleichzeitig möchten wir aber natürlich auch mit diesen Kolleg:innen remote zusammenarbeiten können. Essenziell für den Erfolg von mobilem Arbeiten ist daher die Auswahl der richtigen Tools. Einerseits, um die ganze Organisation zusammenzuhalten und Silos zu vermeiden. Andererseits, um spezielle Teams für ihre jeweiligen Bereiche arbeitsfähig zu machen.  

Im Folgenden lernt ihr einige Werkzeuge kennen, die wir im Marketing täglich nutzen und von denen wir sagen: Das sind unsere "Gamechanger", wenn's um mobiles Arbeiten geht.

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#1: Arbeitsorganisation & Dokumentation mit den Tools von Atlassian

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Unser Marketing-Squad arbeitet agil nach der Scrum-Methode. Folglich ist unsere Arbeit in Sprints unterteilt. Natürlich legen wir Wert darauf, als Team gemeinsam die gesteckten (Sprint-)Ziele zu erreichen.

Damit das funktionieren kann, nutzen wir Jira von Atlassian. Dieses Werkzeug ermöglicht es uns, unsere Arbeit und unseren dazugehörigen Workflow übersichtlich zu visualisieren. Wir sitzen nicht im gleichen Büro und trotzdem wissen alle Teammitglieder wie der Status unserer Aufgaben ist, wo es klemmt, wann eine Qualitätssicherung notwendig ist oder welche Aufgaben bisher vernachlässigt wurden. Wir sehen auch, wer gerade an was arbeitet, können die Aufgaben gut kommentiert übergeben und stellen sicher, dass kein Arbeitsschritt vergessen wird. Kurzum: Wir haben alle den gleichen Informationsstand, können uns beim täglichen gemeinsamen Blick auf unser Board ohne langwierige Erklärungen gegenseitig synchronisieren und haben unser Ziel als Team jederzeit vor Augen.

Was Jira für uns in puncto Arbeitsorganisation ist, ist Confluence in Sachen Dokumentation. Das Wiki-Tool Confluence gehört ebenfalls zum Atlassian Stack und ist folglich perfekt in Jira integriert. Wir planen unsere Aufgaben in Jira, wir dokumentieren die Ergebnisse in Confluence. Zum Beispiel ist dieser Blogbeitrag hier auf einer Confluence-Seite entstanden. Warum? Weil meine Kolleginnen ihn so vor der Veröffentlichung unter anderem kommentieren konnten und selbst Änderungen durchgeführt haben. Da alles versioniert wird, geht uns bei der Qualitätssicherung auch nie etwas verloren.

Und das Beste? Auch alle anderen Squads bei greenique nutzen Jira und Confluence. So können wir uns problemlos mit ihnen austauschen, können uns Hilfe holen oder selbst bei verschiedensten Themen unterstützen. Ja, wir arbeiten in verschiedenen Squads. Aber wir wollen keine Silo-Bildung oder Wissen, das in irgendwelchen Silos vergraben und nicht für alle zugänglich ist. Die Atlassian Tools helfen uns genau dabei - übrigens unabhängig davon, ob wir im Büro oder im Homeoffice sind.

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#2: Kommunikation via Teams von Microsoft

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Wir sind uns wohl einig, dass Teams nur funktionieren, wenn ihre Teammitglieder miteinander sprechen. Skeptiker von dauerhaftem mobilen Arbeiten sagen daher oft: "Wer sich nie live sieht, der wird als Team nicht gut funktionieren." Oder: "Online geht so viel verloren." Oder "Wer nicht im Büro ist, ist auch nicht zu erreichen."

Ich sage dazu: "Only speak for yourself", denn wir kommunizieren online genauso gut wie offline. Unser Tool Nummer 1 dafür ist Teams von Microsoft. Wir nutzen es für kurze Chatnachrichten, für Videokonferenzen mit Externen, für unsere kreativen "Greenbars" - eigentlich immer, wenn wir uns austauschen wollen. Für uns ist es normal, dabei die Kamera zu nutzen. Mimik und Gestik gehen also nicht verloren. Einfache Features, wie das Teilen des Bildschirms, um gemeinsam an etwas zu arbeiten oder die Tatsache, dass Jira integriert ist, machen die Zusammenarbeit via Teams noch einfacher.

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#3: Figma für coole Designs

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Als Marketing Squad sind wir verantwortlich für unser Corporate Design. Dazu erstellen wir z. B. Grafiken, Wireframes für unsere Webseite oder entwerfen Templates für Workshops. All das geschieht bei uns in Figma. Warum? Hier haben wir jede Menge Design-Funktionen, können optimal zusammen an Ideen arbeiten und haben wieder die Möglichkeit auch dieses Tool mit unseren Atlassian Werkzeugen zu verknüpfen.

Wir mögen Figma. Und das hat viele Gründe:

• Auch ohne abgeschlossenes Grafikdesign-Studium kann man hier richtig schicke Materialien erstellen.
• Unsere Content-Bibliothek wächst kontinuierlich, aber man findet trotzdem immer, was man sucht. Denn Figma lässt sich super strukturieren.
• Wir können in Echtzeit zusammenarbeiten – im Homeoffice oder im Büro.
• Wir können unsere Designs allen anderen Squads problemlos zur Verfügung stellen, sodass das entwickelte Material unternehmensweit genutzt werden kann.

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#4: Abwechslungsreiche Meetings dank Miro

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Wenn man als Team dauerhaft mobil arbeitet und sich nur selten oder gar nicht vor Ort sieht, dann ist Abwechslung in Meetings umso wichtiger, um produktiv zu bleiben. Wer schonmal versucht hat, zwei Stunden lang einer Powerpoint Folienschlacht online zu folgen und in den letzten 5 Minuten nach seinem Feedback gefragt wurde, weiß, wovon ich rede.

Wir sind ein kreatives Team. Wir sind es gewohnt, Themen gemeinsam zu erarbeiten und unseren Beitrag in Meetings zu leisten. Aber auch das tun wir unabhängig davon, ob wir uns vor Ort sehen oder uns aus dem Homeoffice zusammenschalten.

Wieder hilft uns ein Tool dabei: Miro. Wir nutzen Miro z. B. bei unserer Retrospektive. Unser Scrum Master bereitet in der Regel ein Miro Board vor, auf das wir alle zugreifen können und mit dem wir im Rahmen des Meetings alle gemeinsam arbeiten. Hier können wir Ideen brainstormen und direkt festhalten. Wir entwickeln die Inhalte des Meetings gemeinsam (weiter), sind aktiv an der Gestaltung beteiligt und haben am Ende unsere Ideen, Maßnahmen oder Kritikpunkte gut strukturiert festgehalten. Nebenbei sehen Miro Boards auch noch cool aus und es macht Spaß, mit ihnen zu arbeiten.

Natürlich ist es schön, die Kolleg:innen vor Ort zu sehen und Meetings am runden Tisch abzuhalten. Aber ganz ehrlich: In unserer Retrospektive sind wir remote mit Miro mittlerweile wahrscheinlich sogar produktiver, als offline vor Ort. Und der Spaß kommt dabei auch nicht zu kurz.  

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Zusammenspiel der Tools

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Das war eine Auswahl von Tools, die uns bei der täglichen (mobilen) Arbeit unterstützen. Natürlich gibt’s noch weitere. Gemeinsam ist all unseren Tools eines: ihr Zusammenspiel. Unabhängig davon, ob wir online oder offline zusammenarbeiten, ist es wichtig, dass keine Informationen verloren gehen, dass wir Daten nicht doppelt pflegen müssen und dass klar ist, wo bestimmte Informationen zu finden sind. Darum sind unsere Werkzeuge auch grundsätzlich gut miteinander kombinier- und integrierbar. Aus Miro lässt sich ein Jira Vorgang erstellen, in Confluence können Figma Entwürfe angezeigt werden, in Teams ploppen Service Tickets auf etc.

So sorgen wir organisationsübergreifend dafür, dass unser Wissen für alle verfügbar ist. Wir kümmern uns darum, dass jeder von überall arbeiten kann und trotzdem genauso gut informiert ist wie die Kolleg:innen, die jeden Tag vor Ort sind.

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Worauf es beim mobilen Arbeiten auch ankommt

Ja, Tools sind wichtig, damit Mitarbeiter:innen mobil arbeiten können. Trotzdem wird es Teams geben, die auch mit der besten Software und der besten Ausstattung im Homeoffice einfach nicht gut zusammenarbeiten. Denn damit diese flexiblen "New Work"-Konzepte funktionieren, bedarf es neben den passenden Tools auch passender Prozesse und einer entsprechenden Unternehmenskultur. Darauf gehen wir gern in einem der nächsten Blogbeiträge ein.

PS: Warum ich persönlich so ein Verfechter von mobilem Arbeiten bin? Ich habe 2 1/2 Monate aus Südamerika gearbeitet. Der einzige limitierende Faktor war hin und wieder eine etwas instabile Internetverbindung in der Wüste. Alles andere lief dank gut ausgewähltem Toolset für mobiles Arbeiten, eingespielten Prozessen und einer auf Vertrauen basierenden Unternehmenskultur genauso gut, wie im Büro in Bielefeld.