Atlassian 05.07.2023

Unsere Jira Tipps, um noch mehr aus Jira Software herauszuholen

Jira Software ist ein vielseitiges Tool für agiles Projekt- und Produktmanagement. Allerdings können die zahlreichen Funktionen in Jira zu Beginn überwältigend wirken. Doch keine Sorge! Mit dem ein oder anderen Jira Tipp können sowohl Benutzer:innen als auch Administrator:innen das Beste aus Jira herausholen und übersichtlich damit arbeiten. Denn, wer die folgenden Jira Tipps für sich nutzt, erhöht nicht nur die Freude bei der Arbeit mit Jira, sondern maßgeblich auch die Effektivität im Team.

Unsere Jira Tipps und Tricks für eine optimale Nutzung

Als Product Owner oder Projektmanager wissen wir, dass es manchmal eine große Herausforderung sein kann, das Team organisiert und motiviert zu halten. Die Vielzahl an Aufgaben und Fristen kann für viele Teammitglieder überwältigend wirken. Mit Jira haben wir ein super Projektmanagement-Tools zur Hand, das uns dabei unterstützt, den Überblick zu behalten und unsere Aufgaben im Team effektiv zu erledigen. Dennoch, wissen wir, dass ein vollgepacktes Jira-Board mit vielen Aufgaben demotivierend sein und den Spaß an der Arbeit mindern kann. Damit dies nicht passiert, haben wir hier ein paar Jira Tipps gesammelt.

Jira Tipp #1: Stellt gemeinsam im Team Regeln für euer Jira Board auf 

Um euer Jira Board optimal zu nutzen und die Zusammenarbeit im Team zu optimieren, ist es hilfreich, vorab gemeinsam Regeln aufzustellen und zu dokumentieren. Wir empfehlen dabei diese folgenden Regeln zu beachten: 

  • Beschreibung aller Vorgänge: Stellt sicher, dass jeder Vorgang eine aussagekräftige Beschreibung enthält. Dadurch wird die Kommunikation und das Verständnis über den Inhalt des Vorgangs verbessert und jedes Teammitglied weiß jederzeit, was zu tun ist.
  • Verantwortlichkeiten festlegen: Wenn ein Vorgang an eine andere Person übergeben wird, sollte die Person als Bearbeiter:in eingetragen werden. Dadurch wird deutlich, wer für die weitere Bearbeitung verantwortlich ist. Außerdem wird vermieden, dass bestimmte Vorgänge übersehen werden.
  • Nur geschätzte Vorgänge bearbeiten: Nur Vorgänge, deren Aufwand geschätzt wurde, sollten auf dem Board erscheinen. Dadurch wird vermieden, dass unklare oder unvorbereitete Aufgaben das Team überlasten.

Indem ihr gemeinsam Regeln für die Nutzung des Jira Boards aufstellt und dokumentiert, schafft ihr Klarheit und Transparenz innerhalb eures Teams. Dies fördert eine effiziente Zusammenarbeit und hilft euch, Missverständnisse zu vermeiden.

Jira Tipp #2: Peppt eure Sprintziele und Vorgangstitel auf

Emojis sind nicht nur für Chats und Social Media da! Auch in Jira Software könnt ihr sie nutzen, um eurer Arbeit eine spielerische und kreative Note zu verleihen. Indem ihr eure Sprintziele oder Vorgangstitel mit passenden Emojis verseht, könnt ihr nicht nur Spaß haben, sondern auch die Übersichtlichkeit erhöhen.

Um Emojis in Jira zu verwenden, geht ihr wie folgt vor:

  • Sprintziele mit Emojis ausdrücken: Stellt euch vor, ihr habt ein Sprintziel wie "Entwicklung einer neuen Website". Anstatt es langweilig und trocken zu formulieren, könnt ihr stattdessen ein passendes Emoji verwenden, zum Beispiel 🚀 für einen "rasanten Website-Relaunch" oder 💡 für "Keyword Recherche durchgeführt". Dadurch wird das Ziel nicht nur visuell ansprechender, sondern auch leichter verständlich. Am besten besprecht ihr eure Sprintziele im dazu vorgesehenen Sprint Planning mit allen im Team. 
  • Emojis in Vorgangstiteln einsetzen: Um eure Vorgänge übersichtlicher und ansprechender zu gestalten, könnt ihr jedem Titel ein Emoji hinzufügen. Wenn ihr beispielsweise einen Vorgang für die Gestaltung eines Social Media Beitrags erstellt, könntet ihr das Emoji 🖌️ verwenden, um sofort zu erkennen, dass es sich um einen Design-Vorgang handelt. Auf diese Weise könnt ihr schneller durch eure Vorgänge navigieren und eure Aufgaben effizienter erledigen.
Emojis in der Vorgangsbeschreibung in Jira Software nutzen

Mit dem Shortcut "Windows + . " (bzw. "ctrl-Befehl-Leertaste" für Apple-User) könnt ihr die Emoji-Tastatur öffnen und nach den passenden Emojis suchen. 🔍 Aber denkt daran, dass Emojis am besten sparsam und sinnvoll eingesetzt werden sollten. Sie sollten den Inhalt ergänzen und nicht überladen. Außerdem ist es wichtig, sicherzustellen, dass die verwendeten Emojis von allen Teammitgliedern leicht verstanden werden.

Jira Tipp #3: Verpasst eurem Jira Board ein wenig Farbe

Sichtbarkeit und Klarheit auf dem Jira-Board sind entscheidend, um effizient zu arbeiten. Neben der Verwendung von Emojis könnt ihr auch Farben nutzen, um die Übersichtlichkeit zu verbessern und wichtige Informationen hervorzuheben. In Jira habt ihr die Möglichkeit, eure Epics unterschiedlich einzufärben und Vorgänge mit verschiedenfarbigen Markierungen zu versehen.

  • Epics einfärben: Epics sind größere Aufgaben oder Teilprojekte, die in kleinere Vorgänge aufgeteilt werden können. Ihr könnt Epics mit verschiedenen Farben versehen, um sie visuell voneinander zu unterscheiden. 
  • Vorgänge einfärben: Um spezifische Informationen oder Zustände eines Vorgangs hervorzuheben, könnt ihr eure Vorgänge mit Farben markieren. Indem ihr Farben gezielt einsetzt, könnt ihr die Sichtbarkeit von wichtigen Informationen erhöhen und eure Arbeitsabläufe optimieren. Es ermöglicht euch, eure Aufmerksamkeit auf das Wesentliche zu lenken und fristgerecht zu handeln. Nutzt diese Funktionen, um eure Produktivität und Übersichtlichkeit auf dem Jira-Board zu verbessern! Wie das funktioniert? Geht dazu in eure Boardeinstellungen und wählt den Punkt Kartenfarben. Hier könnt ihr anhand der Jira-eigenen Suchsprache JQL die Bedingungen festlegen, unter denen ein Vorgang farblich markiert werden soll. 
Kartenfarben-Einstellung für Jira Software mit JQL

Jira Tipp #4: Jira einen neuen Look verpassen 

A propos Farbe – Hast du schon den Jira Dark Mode entdeckt? Manchmal kann ein kleiner Tapetenwechsel dabei helfen, neue Arbeitsmotivation zu sammeln. Dafür musst du einfach in Jira auf dein Profilbild klicken und auf Theme gehen. Dort kannst du deinem Jira Board einen neuen Look verpassen.  Mit einem dunklen Hintergrund kannst du deine Augen schonen und vielleicht sogar eine andere Atmosphäre schaffen, die deine Produktivität steigert. Probiere es doch selbst mal aus!

Dark Mode in Jira Software einstellen

Optimales Jira-Board für jedes Team

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Jira ein großartiges Tool für Teams ist, die Projekte schnell und einfach erstellen und verwalten möchten. Mit den richtigen Gestaltungstipps des Jira Boards könnt ihr eure Produktivität im Team erhöhen und die Übersichtlichkeit einzelner Projekte bewahren. Wichtig ist es, dass ihr euer Jira Board an die individuellen Bedürfnisse eures Teams anpasst und euren Workflow in Jira kontinuierlich hinterfragt und ggf. anpasst. Jedes Team arbeitet auf seine eigene Art und Weise und es ist entscheidend, gemeinsam über Änderungen und den richtigen Umgang zu sprechen.  

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Hab keine Scheu und sprich uns an. Wir von greenique sind Atlassian Platinum Solution Partner und daher richtige Expert:innen für Jira Software & Co. Wir unterstützen dich in allen Aspekten rund um die Atlassian Produkte, angefangen von der strategischen Beratung über die Lizenzierung von beispielsweise Jira Software. 

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