Backlog Refinement.
Meetings in agilen Teams.

Was ist das Product Backlog?

Das Product Backlog repräsentiert nach Scrum eine geordnete Liste zukünftiger Aufgaben. Diese Liste ist die einzige Quelle, die alle Anforderungen zu Eigenschaften und Funktionalitäten eines Produkts beinhaltet. Da sich die Anforderungen an ein Produkt ständig ändern oder neue hinzukommen, stellt ein Backlog immer eine Momentaufnahme dar. Es dient dem Entwicklungsteam indirekt als Aufgabenquelle. Die im Sprint Backlog sichtbaren Aufgaben werden aus dem Product Backlog entnommen. Die Auswahl der relevanten Vorgänge für den kommenden Sprint liegt in der Verantwortung des Product Owners. Der Product Owner hat als Aufgabe, die Vorgänge im Product Backlog mit näheren Informationen, Schätzungen und Abhängigkeiten zu anderen Vorgängen zu bereichern. Diese Tätigkeit kann auch gemeinsam mit dem Team erfolgen. So besteht im Team ein gemeinsames Verständnis hinsichtlich der Aufgaben. Tatsächlich verantwortlich für die Pflege des Backlogs und damit auch für das Refinement ist jedoch der Product Owner.

Welchen Nutzen hat das Backlog Refinement?

• Die im Product Backlog vorhandenen Vorgänge auf ihre Relevanz prüfen
• Veraltete oder nicht mehr benötigte Vorgänge/Stories entfernen
• Erstellung neuer User Stories als Reaktion auf neu identifizierte Bedürfnisse
• Prüfung der vorhandenen Priorisierung auf ihre Gültigkeit 
• Prüfung der Machbarkeit der vorhandenen User Stories für die folgende Iteration
• Aufteilung oder Harmonisierung von User Stories
• Informationen zu Vorgängen auf Basis von neu erlangten Erkenntnissen aktualisieren
• Austausch zu den in den User Stories und Vorgängen enthaltenen Informationen wie Beschreibung und Akzeptanzkriterien
• Klärung von Abhängigkeiten zu und zwischen anderen Vorgängen
• Beschätzung von User Stories

Backlog Refinement mit Jira

Wir haben in vorherigen Blogbeiträgen bereits festgehalten, dass sich die Ansicht in Jira für die Teilnehmenden in einem Sprint Planning anbietet. Darüber hinaus ist es für den Product Owner auch ein ideales Tool zur Planung und Organisation der kommenden Arbeit. Denn das von Jira bereitgestellte Backlog ermöglicht das Festhalten der Arbeit. Es kann allerdings, ohne weitere Vorkehrungen, zu Verwirrung führen. Schließlich haben Product Owner und Entwicklungsteam die gleiche Ansicht, wobei der Product Owner häufige Änderungen vornimmt. Dadurch kann das Team die im Backlog derzeit gelisteten Vorgänge in Hinsicht ihrer Relevanz infrage stellen.

Tipps für das Jira Backlog Refinement

• Definition klarer Refinement-Ziele wie die Priorisierung von Elementen und Klärung von User Stories, unterstützt alle Beteiligten dabei, sich zu fokussieren und auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten
• Verwendung von Schnellfiltern und Kartenfarben
• Verbesserung der Identifizierung, Sortierung und Priorisierung der Elemente
• Erhöhung der Effizienz des Refinement-Prozesses

Wir als greenique haben, um der Verwirrung vorzubeugen, in unserem Product Builder das sog. PB Product Backlog herbeigeführt. Gesondert zum normalen Product Backlog ist dieses allein für den Product Owner sichtbar. Er arbeitet die Vorgänge in diesem Backlog so weit aus, bis diese aus seiner Sicht gut verständlich und relevant sind, um sie dann dem Team im gemeinsamen Backlog vorzustellen. Das klingt interessant für dich? Komm gerne auf uns zu!

Best Practice für ein erfolgreiches Backlog Refinement

• Festes Zeitfenster für das Backlog Refinement einplanen
• Diskussion und Feedback zulassen, um Unklarheiten zu klären und ein gemeinsames Verständnis der Arbeit zu schaffen
  • Scrum Master/Agile Coach einbeziehen, um das Zeitfenster und die Regeln einzuhalten
• Product Owner soll das entsprechende Meeting ideal vorbereiten:
  • Selektion der relevanten Stories
  • Zerlegung von User Stories im Vorfeld, um den Beteiligten eine bessere Schätzung, Priorisierung und ein genaueres Verständnis der zu leistenden Arbeit zu erlauben
  • Die Beschreibungen der Aufgaben sollten im besten Fall keine Fragen aufwerfen