Produktmanagement 10.08.2021

Jira Work Management – Nur ein neuer Name, oder tatsächlich eine Verbesserung zu Jira Core?

Jira gibt es bereits seit langer Zeit in den drei Editionen: Software, Core und Service Management. Nun wird die Core Variante mit einem neuen Titel versehen, Jira Work Management. Doch dabei bleibt es nicht, denn mit dem neuen Namen kommen viele neue Funktionen und Anwendungsfälle dazu. In diesem Artikel wollen wir uns dieser Projektart im Detail widmen.

Wie funktionieren die drei Jira Editionen?

Je nach dem, welche Lizenz man erworben hat, stehen einem verschiedenen Projekttypen zur Verfügung. Jira Software und Jira Service Management haben dabei bisher auf Jira Core aufgebaut und Basis-Funktionen zur Erstellung von Vorgängen oder zur Verwendung von Arbeitsabläufen übernommen und erweitert. Jira Software hat so den zusätzlichen Vorgangstyp Epic erhalten, der normalen Vorgangstypen übergeordnet werden kann und erlaubt es, Vorgänge in Sprints zu bearbeiten oder Roadmaps zu generieren. Jira Service Management hat hingegen ein Portal für Personen bereitgestellt, in dem Vorgänge erstellt und in reduzierter Ansicht dargestellt werden können. Bearbeiter dieser Vorgänge sehen dann SLA's und können in Warteschlangen die relevantesten Vorgänge identifizieren. Jira Work Management soll nun einige dieser Punkte in vereinfachter Form kombinieren, um Benutzern den Einstieg zu erleichtern.

Hat man nun Jira Software oder Jira Service Management erworben, stehen einem nach aktuellem Status automatisch auch die Möglichkeiten zur Verfügung, Jira Work Management einzusetzen. Um zu entscheiden, welche der Editionen man verwendet, muss dies bei der Projekterstellung festgelegt werden. Nachträglich ist diese Einstellung seit der Einführung von Jira Work Management nicht mehr bearbeitbar, sicherlich wird es aber eines Tages wieder möglich werden.

Für wen ist Jira Work Management?

Jira Work Management ist eine besonders einsteigerfreundliche Edition, die viele Funktionen in einer einfachen Ausbaustufe bereithält. Das Ziel steckt bereits im Namen. Es soll helfen, Arbeit zu managen. Das kann entweder über eine Liste, einen Kalender, ein Kanban Board oder eine Timeline getan werden. Somit ist der Wechsel für jeden in Jira deutlich angenehmer, denn dort kann ich in einem Projekttypen die gängigsten Darstellungen finden, direkt verwenden und bei Bedarf wechseln, ohne technischen Hürden zu begegnen. Als netter kleiner Bonus kann man das Projekt zusätzlich einfärben.

Die Listenansicht

In der Listenansicht ist es einfach, neue Einträge zu erstellen und existierende Einträge zu bearbeiten. Besonders Personen und Teams, die sich viel in Excel organisiert haben oder To Do Listen gepflegt haben, werden sich über diese Ansicht freuen. Fertiges wird dabei automatisch ausgeblendet, um nur die wichtigsten To Do's anzuzeigen. Die Reihenfolge der Einträge orientiert sich im Standard nach dem Erstellungsdatum. Man kann jeden Listeneintrag aber auch verschieben, um z. B. die Reihenfolge anstatt des Erstellungsdatums zu nutzen. Dabei legt man sich die wichtigsten Einträge nach oben in die Liste.

Dieses Verschieben wirkt sich auch auf andere Stellen im Jira aus, an denen die Position verändert werden kann. Dazu gehören z. B. Kanban Boards und Advanced Roadmaps. Dort wird ebenfalls über die Position bestimmt, wie wichtig ein Vorgang ist. Oberhalb der Liste befinden sich außerdem Filtermöglichkeiten, mit denen man nur Elemente sieht, die in dieser Woche fällig sind, die einem selbst zugewiesen sind, oder die bereits fertig sind. Man hat außerdem die Möglichkeit, ad hoc weitere Filterkriterien nach Status, Bearbeiter, Priorität, Vorgangstyp oder Ersteller hinzuzufügen.

Das Board

Das Board kann wie eine erweiterte Liste gesehen werden. Hier wird zusätzlich der Fortschritt der Arbeit dargestellt, indem es für jeden Fortschritt jeweils eigene Spalten gibt. So kann man angefangenes einfacher Fortsetzen und startet nicht zu viele Themen gleichzeitig. Wie in der Liste kann man auch hier ad hoc neue Vorgänge erstellen. Der große Unterschied: Das geht nur in der ersten Spalte. Besonders Benutzer, die sich vorher mit Trello organisiert haben, sollten sich über diese Ansicht freuen, da der Aufbau in diesem Fall sehr ähnlich ist.

Auch hier existieren die Filtermöglichkeiten nach eigenen Vorgängen, oder Vorgängen, die demnächst fällig sind. In diesem Fall werden sie jedoch neben einer Suchleiste in Form von Buttons dargestellt. Weitere Filtermöglichkeiten können aber anders als in den restlichen Ansichten bei dem aktuellen Stand nicht hinzugefügt werden. Als Ausgleich existiert eine Suchleiste, welche es ermöglicht, nach Bearbeiter und Titel des Vorgangs zu filtern.

Das Board wird jedoch nicht in jeder Situation dargestellt. Hat man z. B. unterschiedliche Arbeitsabläufe für die einzelnen Vorgangstypen, kann es sein, dass das Board nicht dargestellt wird. Dasselbe gilt auch für Arbeitsabläufe, bei denen ein Status über zwei Wege aus einem anderen Status erreicht werden kann. Diesen Teil genauer zu erläutern ist jedoch relativ aufwändig, und nur für Jira Administratoren relevant.

Kalender

Die Kalenderansicht bietet jedem eine Übersicht zu den existierenden Fälligkeitsdaten eines Vorgangs. Man sieht direkt, wie viele Themen an welchem Tag fertig werden müssen und kann sich dementsprechend organisieren. Diese Ansicht ist daher besonders für Personen geeignet, die sich über Outlook organisiert haben und nun nach einem Weg suchen, Ähnliches in Jira zu erledigen.

Der große Unterschied ist hier, dass der Eintrag je nach Fortschritt anders dargestellt wird. Ein Vorgang im Status In Arbeit würde dementsprechend in Blau dargestellt werden, und ein erledigter in Grün.

Mit einem Klick auf eine leere Zelle im Kalender wird ein neuer Vorgang erzeugt, der das gewählte Datum als Fälligkeitsdatum erhält. In der Listenansicht und auf dem Board hat man also anschließend die Möglichkeit, auf diesen Wert zurückzugreifen und nach allen Vorgängen zu filtern, die in den nächsten sieben Tagen erledigt werden sollen. Im Kalender existiert derselbe Filter ebenfalls, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.

Timeline

Timeline und Kalender erscheinen für viele sehr ähnlich zu sein und dem ist tatsächlich auch so. Während bei dem Kalender ein Zieldatum betrachtet wird, kann bei der Timeline jedoch auch ein Startdatum gesetzt werden. Es ist also möglich, einen Vorgang zu erzeugen und sich vorzunehmen, an einem bestimmten Tag zu starten, ohne ein Zieldatum zu definieren. Besonders bei Aufgaben, deren Umfang nicht einzuschätzen ist, hilft es, den Blickwinkel anzupassen. Aber auch sehr große Aufgaben, die über mehrere Wochen hinweg erledigt werden müssen, lassen sich schlecht über ein einfaches Fälligkeitsdatum abbilden.

Diese Ansicht hat jedoch eine weitere nützliche Funktion. Es gibt die Möglichkeit, hier Abhängigkeiten darzustellen, um zu erkennen, ob die zeitliche Planung wie sie evtl. im Kalender vorgenommen wurde überhaupt realistisch ist. Die dargestellten Ergebnisse können anschließend als PNG exportiert und versendet werden. In all diesen Situationen hat man die Möglichkeit zu entscheiden, ob man eine Ansicht in Wochen, Monaten oder Quartalen benötigt, um den besten Überblick zu gewinnen.

Formulare

Formulare sind eine weitere Besonderheit dieser Jira Edition. Sie erlauben es, einen Eingangskanal für das Projekt zu schaffen, der mit Kollegen geteilt wird. So werden alle benötigten Informationen über das Formular abgefragt und man muss für die wichtigsten Informationen nicht direkt eine Rückfrage stellen. Mit der Erstellung eines solchen Formulars wird dann ein Link erzeugt, über den es aufgerufen und ausgefüllt werden kann. Das können jedoch nur Benutzer, die bereits Zugriff auf Jira haben, das ist also ein großer Unterschied zum Jira Service Management Portal, oder den bereits existierenden Vorgangssammlern.

Die Formulare sind jedoch sehr einfach einzurichten und anzupassen, sodass man sie sehr schnell verwenden kann. Derzeit werden zwar nicht alle Felder unterstützt, es ist jedoch nicht unwahrscheinlich, anzunehmen, dass diese ebenfalls zur Verfügung gestellt werden.

Jira Work Management bringt viele Veränderungen zum ursprünglichen Jira Core. Es überzeugt durch eine simple Oberfläche und viele verschiedene Ansichten, bei denen jeder in der Lage ist, seine Tätigkeiten zu organisieren, wie man es benötigt. Dabei behält man alle Reporting Funktionen des Systems und die Möglichkeit, andere Methoden der Arbeitsorganisation auszuprobieren, ohne großen technischen Hindernissen begegnen zu müssen.

Diese Edition ist somit ideal für alle, die einen Einstieg in die Jira Welt suchen, der schnell zu ersten Erfolgen führt und dabei die momentane Arbeitsweise unterstützen kann.

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