Atlas – Präzise Updates statt unübersichtliche Statusberichte

Wie soll Atlas eingesetzt werden?

Zur Planung und Umsetzung von Produkten und Projekten gibt es Teams, die sich eine Übersicht an verschiedensten Stellen aufgebaut haben. Durch viele Details ändert sich der Stand in diesen Werkzeugen ständig. Egal ob es sich um ein Trello Board, ein Jira Projekt, einen Confluence Bereich oder eine To Do Liste handelt.

Atlas soll genutzt werden, um zwei Dinge zu erreichen:

Erstens: Es soll eine Möglichkeit schaffen, mit der unabhängig vom Tool des Teams dargestellt wird, wie der Stand eines Projekts ist. Dieser Stand wird daher händisch gepflegt und ist bewusst begrenzt auf 280 Zeichen, die nur wichtigste Änderungen beinhalten sollen. Stakeholder können dieses Projekt dann abonnieren. So können sie Woche für Woche sehen, ob das Projekt noch im Plan liegt und welche Fortschritte erzielt wurden.

Zweitens: Teammitglieder sollen abgeholt werden, die durch Urlaub, Krankheit oder temporären Teamwechsel ausfallen und schnell verstehen wollen, was alles passiert ist. Denn nur wenige werden in der Lage sein, sich schnell z.B. in Jira einen Überblick zu verschaffen, ohne eine Menge Vorgänge zu durchforsten und sich in Details zu verlieren.

Wie ist Atlas aufgebaut?

Atlas enthält ein Dashboard als Einstiegspunkt. Auf diesem Dashboard kann in Wochen vor- und zurück gesprungen werden, wobei Änderungen angezeigt werden, die in allen relevanten Projekten erfolgt sind. Gleichzeitig wird eine Übersicht über sämtliche Projekte und ihrem jeweiligen Status gegeben. Das Tool soll dem Nutzer also helfen, schnell zu verstehen, was alles passiert ist. Außerdem soll es dezentral arbeitende Teams unterstützen, den Abstimmungsbedarf zu reduzieren. 

Was ein relevantes Projekt ist, muss jeder Benutzer jedoch selbst bestimmen. Denn: Jeder Benutzer muss selbst einem Projekt folgen, um es auf der Übersicht zu sehen. Zusätzlich zu Projekten denen man folgt, erscheint in einem kleinen Menü auch eine Auflistung, welche Projekte in diesem Zeitraum neu erstellt wurden. Wichtig ist an dieser Stelle, dass Atlas dafür einen eigenen Projektbegriff geschaffen hat, der keine 1:1 Beziehung zu einem Jira Projekt oder einem Bitbucket Projekt darstellen muss. Tatsächlich plant Atlassian sogar eine Schnittstelle zu erstellen, durch die ein Epic mit einem solchen Projekt verknüpft werden kann, um Status und Zieldatum nicht doppelt pflegen zu müssen.

Ein Projekt enthält dann einen Status (Off Track, At Risk, On Track, Pending, Paused und Completed) und die Antwort auf diese drei Fragen:

- Was machen wir in dem Projekt?

- Warum machen wir es?

- Wie wird Erfolg in diesem Projekt aussehen?

Ein solches Projekt kann dann zu einem Ziel beitragen und ein Ziel kann wiederum zu einem größeren Ziel beitragen. Die Elemente, die einem Ziel untergeordnet wurden, können anschließend direkt in der Suche aufgeklappt werden, um schnell alle Zusammenhänge zu erkennen. Diese Ziele können also ebenfalls angelegt werden und liegen in einem identischen Dashboard. Der größte Unterschied: Die Übersicht erfolgt nicht für Wochen, sondern für Monate. Interessiert sich jemand also nur für ein Ziel, kann man dieses abonnieren. Folglich muss man nicht den einzelnen Projekten folgen, sondern nur diesem einen Ziel.

In einem solchen Ziel hat man außerdem einen Überblick der zugehörigen Projekte und erkennt auch dort sehr schnell, wie viele der relevanten Projekte im Plan liegen und bei welchen man ggf. eingreifen muss. Auch Projekte untergeordneter Ziele können dort betrachtet werden. 

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Welche Updates erscheinen bei Projekten und Zielen?

Es erscheinen grundsätzlich nur Updates, die händisch eingetragen werden. Dabei ist es dem Autor überlassen, ob er nur Text verwenden möchte, Vorgänge eintragen will, eine Roadmap einbettet oder eine Confluence Seite nutzt. Man hat sich aber ganz bewusst dafür entschieden dort keine Dashboards darzustellen. Diese sind zwar optisch häufig ansprechend, aber die Person, die ein solches Dashboard erstellt, benötigt vermutlich andere Daten, als die Konsumenten des AtlasFeeds. Daher wird hier das Motto "Curate, don't Automate" gelebt.

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Es werden also keine Daten automatisch übertragen. Man kann jedoch Daten einbetten und Verknüpfungen erstellen. So lassen sich beliebige Links zu einem Projekt hinzufügen, die weitere Informationen für Interessierte bereithalten. Das kann wirklich alles sein, egal ob Kanban Board, Confluence Bereich oder Dashboard.

Um zu verhindern, dass ein Verantwortlicher für ein Projekt oder Ziel das vergisst, wird kurz vor Ablauf des jeweiligen Intervalls eine Mail an die Person gesendet. Darin stehen alle Punkte aufgelistet, bei denen ein Update noch fehlt, sodass man schnell nachträglich hinzufügen kann was sich in dem Abschnitt ereignet hat. Zu Beginn eines Intervall erhalten Konsumenten ebenfalls eine Mail die alles relevante der letzten Periode zusammenfasst.

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Fazit?

Atlas ist ein Tool, dass die Kommunikation außerhalb der Teams fördern soll. Unabhängig davon, welche Werkzeuge das Team im Alltag verwendet.

Wer weitere Infos zu diesem Tool benötigt, kann sich auf Atlassians offizieller Seite zu Atlas informieren oder während der BETA Phase gratis Atlas über diese URL einrichten. Nach der BETA Phase wird dieses Tool allerdings kostenpflichtig. Bevor man es produktiv einsetzt, sollte man das im Hinterkopf behalten.

Da sich das Tool aktuell noch im BETA Status befindet und nur für wenige Atlassian Partner verfügbar ist, gibt es nach aktuellem Stand auch fast keine öffentliche Dokumentation zu diesem Werkzeug.

Anmerkung: Atlas war vorher als Team Central bekannt, und wurde 2022 umbenannt. Dementsprechend wurde der Artikel überarbeitet.